1.    Der RA-MICRO E-Workflow wird durch automatisierte Programmfunktionen zum Senden und Empfangen von beA-Nachrichten über diese BRAK-Schnittstelle erweitert.

2.    Es wird einen automatischen beA-Empfang in den E-Postfächern geben mit optionaler Durchleitung von beA-Anwalts-Postfächern in einen RA-MICRO Benutzer-Postkorb.

3.    Das beA-Senden wird in die Word-Schnittstelle aufgenommen.

4.    Der RA-MICRO E-Brief erhält eine beA-Senden-Funktion. Der RA-MICRO Postausgang erhält für die beA-Teilnehmer je ein gesondertes beA Ausgangs-Postfach, in dem

a)    Dokumente signiert werden können,
b)    signierte Dokumente mit einem zur Versendung für diesen beA-Teilnehmer berechtigenden Zertifikat versandt werden können und
c)    alle im Ausgangs-Postfach enthaltenen Dokumente mit der beA-Karte im Kartenleser versandt werden können (im Fall des Versands mit beA-Karte entfällt das Erfordernis der Signatur der Dokumente).
 
5.    Das RA-MICRO Adressfenster erhält eine Erweiterung für beA-Adressdaten.

6.    Die bisherige manuelle beA-Schnittstelle über Upload/Download-Ordner zur beA-Weboberfläche bleibt daneben erhalten.  

Für die rationalisierende Nutzung des beA sind folgende Maßnahmen erforderlich oder empfehlenswert, diese sollten vorbereitend bereits 2017 erfolgen:

1.    Richten Sie beA-Softwarezertifikate für die anwaltlichen beA-Teilnehmer und soweit organisatorisch zweckmäßig auch für Mitarbeiter und nicht-anwaltliche Vertreter im beA-Webzugang ein. Speichern Sie die Software-Zertifikate einstweilen lokal auf einem PC. In RA-MICRO wird eine Zertifikatsverwaltung für die RA-MICRO Benutzer enthalten sein, so dass die Zertifikate der beA-Benutzer im E-Workflow automatisch einbezogen werden können. Für den automatisierten Abruf von beA-Nachrichten ist ein Zertifikat je beA-Postfach erforderlich.

2.    Nehmen Sie den RA-MICRO Posteingang in Betrieb. Dieser ist die zentrale Komponente des RA-MICRO E-Workflow-Rationalisierungskonzeptes. ALLE elektronischen Dokumenteneingänge müssen an einer zentralen Stelle bearbeitet und in den Kanzlei-Arbeitsablauf eingefügt und insbesondere Akten zugeordnet werden. Die Grundregel von RA-MICRO ist, dass es keine Dokumente im RA-MICRO E-Workflow geben darf, die keiner Aktennummer zugeordnet sind. Dokumente, die nicht zu anwaltlichen Angelegenheiten gehören, sind Sammel-Akten zuzuordnen. Diese zwingend erforderliche Verknüpfung ALLER elektronischen Dokumente mit Aktennummern muss notwendigerweise zu Beginn jeder Bearbeitung von elektronischen Dokumenten in der Anwaltskanzlei stehen!

3.    Nehmen Sie die RA-MICRO E-Mail-Konten-Verwaltung in Betrieb. E-Mail-Konten der Kanzlei, die nach außen als E-Mail-Adressen genutzt werden, sind dort anzulegen. Nach außen angegebene Kanzlei-E-Mail-Konten sind im Posteingang/Quellen einzutragen. Gehen E-Mails auf anderen E-Mail-Konten ein, insbesondere direkt bei Anwälten, so sind diese grundsätzlich an das hier eingestellte Kanzlei-E-Mail-Konto weiterzuleiten zwecks Einspeisung in den E-Workflow. Alternativ zu diesem Weg kann ein E-Mail-Konto auch direkt einem Postkorb zugeordnet und dort empfangene Dokumente unter Zuordnung der Aktennummer in den E-Workflow übernommen werden.

4.    Prüfen Sie, ob ausnahmslos alle Sendungen nach außen in die E-Akte gespeichert werden bzw. stellen Sie dies organisatorisch sicher.

5.    Empfehlung: Nehmen Sie den RA-MICRO E-Brief in Betrieb für den elektronischen Versand von Dokumenten und E-Mails an Dritte. Dafür ist lediglich die Speicherung eines E-Brief-Briefkopfes im HTML-Format erforderlich, der mit dem Programm Kanzlei/Briefköpfe/Briefköpfe E-Brief hergestellt werden kann. Der E-Brief wird eine „Senden an beA“-Funktion erhalten, so dass mit dem Kanzlei-Briefkopf an beA-Empfänger versandt werden kann. Der RA-MICRO E-Brief hat 2017 eine sehr komfortable „Rotzettel-Funktion“ erhalten (für standardisierte Kurzbriefe).
 
6.    Empfehlung: Üben Sie in der Kanzlei das Senden und Empfangen von beA-Nachrichten mit RA-MICRO mit der jetzigen händischen RA-MICRO Upload/Download-Schnittstelle mit der beA-Karte und mit Softwarezertifikaten.
 
beA-Ausblick / -Probleme:

Weitere funktionale Erweiterungen zum beA sind in RA-MICRO vorgesehen, diese werden je nach Entwicklungsstand des beA-Projektes ab 2018 realisiert, etwa die praxiswichtige Zustellung von Anwalt zu Anwalt. Manches steht zum derzeitigen Zeitpunkt noch nicht fest, so auch die Frage des im Gesetzgebungsverfahren befindlichen zwingenden Erfordernisses der Durchsuchbarkeit von PDF-Dokumenten, die alle Kanzleien zur Anschaffung und zum Betrieb von OCR-Texterkennungssoftware am beA-Postausgang zwingen würde. Der aktuelle Entwicklungsstand des beA erlaubt nicht den Test der beA-Schnittstelle der BRAK im Echtbetrieb, so dass die Mitglieder des Verbands der deutschen Anwaltssoftwarehersteller auf ihrer jüngsten Sitzung der BRAK ihren Standpunkt übermittelt haben, dass derzeit eine praxistaugliche und sichere Anbindung der BRAK-Schnittstelle zum 1.1.2018 kaum möglich erscheint.